ابوالفضل سبزعلیان؛ قائم مقام اداره کل روابط عمومی و رئیس اداره ارتباطات رسانه‌ای شهرداری قم در بیست و دومین نشست کمیته روابط عمومی و ارتباطات کلان‌شهرهای کشور با ارائه یادداشتی نقش روابط عمومی در ارزیابی و تحقق برنامه‌ها و پیشبرد اهداف مدیریت شهری را تشریح کرد.
متن این یادداشت که در نشریه این نشست نیز به چاپ رسیده است؛ به شرح ذیل است:
روابط عمومی هدایت‌کننده و روشن‌کننده راه و مسیر سازمان است چون مستقیم با افکار عمومی ارتباط دارد و می‌تواند مدیریت سازمان را از انتظارت و خواسته‌های مخاطبان سازمان آگاه کند تا او به وظیفه مدیریت عمل کند.
امروزه نقش روابط عمومی در ارزیابی و تحقق برنامه‌ها و پیشبرد اهداف مدیریت شهری، نقشی پررنگ و غیرقابل انکار می‌باشد، وظیفه اصلی و مأموریت اساسی مسئولین روابط عمومی ایجاد رابطه با فرد، گروه و یا عموم است و هر اندازه ارتباط در روابط عمومی بطور مفید و به شکل موثری گسترش یافته باشد همان اندازه آن فرد، گروه و موسسه در دستیابی به اهداف خود موفق تر است. روابط عمومی ها علاوه بر اینکه نمایندگان افکار عمومی هستند، به عنوان مشاور و سیاستگذارانی امین، برای سازمان سخن می گویند و در فراسوی اهداف سازمان، صلاح و مصلحت عمومی و سعادت همیشگی سازمان را خواستارند.
انجمن روابط عمومی در سال ۲۰۱۲ تعریف جدیدی از روابط عمومی ارائه داده است. در این تعریف در مقابل روابط عمومی آمده است: روابط عمومی یک فرآیند ارتباطی راهبردی است که روابط سودمند متقابل میان مردم و سازمان برقرار می‌کند.
روابط عمومی هدایت‌کننده و روشن‌کننده راه و مسیر سازمان است چون مستقیم با افکار عمومی ارتباط دارد و می‌تواند مدیریت سازمان را از انتظارت و خواسته‌های مخاطبان سازمان آگاه کند تا او به وظیفه مدیریت عمل کند. کامل کننده چرخه مدیریتی در سازمان روابط عمومی است و اگر در مجموعه‌ای این مسوولیت نباشد، قسمتی از مدیریت سازمان کمبودهایی را حس می‌کند.
مدیر روابط عمومی باید همواره در کنار مدیریت سازمان قرار داشته باشد و به عنوان فردی که مشاور و هدایت‌کننده اهداف و برنامه‌های سازمان است، حضوری موثر داشته باشد. پیش از این تعریف‌های زیادی داشتیم که روابط عمومی قسمتی از مدیریت ارتباطات یک مدیر است اما در واقع روابط عمومی کامل کننده فعالیت‌های یک مدیریت است و اگر روابط عمومی نباشد، قسمتی از مدیریت وجود ندارد.
حفظ اعتبار و وجهه اجتماعی، توجه به مسائل فرهنگی، اخلاقی، هنجارهای اجتماعی و ایفای تعهد نسبت به ارزش‌های جامعه، مشارکت در امور عام المنفعه و به طور خلاصه دفاع از حقوق مردم، از ضرورت‌های بقای یک سازمان است و این وظایف از رسالت‌های روابط عمومی محسوب می شود.
کارشناسان روابط عمومی در عصر حاضر، بکارگیری فناوری‌های جدید اطلاعاتی و ارتباطی را یک نیاز اساسی در ایفای نقش و وظایف روابط عمومی می‌دانند. این تأکید فناورانه، به مفاهیمی همچون مشارکت‌جویی، مردم‌مداری، شفاف‌سازی، پاسخگویی و تعاملی بودن، به فلسفه وجودی روابط عمومی وزن و اعتبار بیشتری بخشیده است.
در همین راستا فرآیندهای اطلاع‌یابی و اطلاع‌رسانی در قالب سامانه‌های ارتباطات مردمی در روابط عمومی‌ها توسعه یافته‌اند. یکی از مهمترین مواردی که توسعه نظام ارتباطات مردمی در مدیریت شهری را ارتقاء بخشیده است تا حد زیادی مرهون حضور پرتال‌های اطلاع‌یاب و اطلاع‌رسان الکترونیک است.
این پرتال‌ها، می‌توانند گفت‌و‌گوی دوسویه، برابر، مردم‌مدار را میان سازمان و شهروندان بیشتر نموده و زمینه ساز مشارکت واقعی و معنادار شهروندان درمسایل مربوط به شهر باشند، البته مقدمه و شرط اساسی این امر، باور داشتن به کارایی فناوری‌های نو در راستای موارد یاد شده، می‌باشد.
در شهرداری‌ها نیز همزمان با گسترش دامنه فعالیت‌ها در دهه‌های اخیر، نقش روابط عمومی به عنوان پل ارتباطی بین مردم و شهرداری در راستای پیشبرد اهداف مدیریت شهری و پروژه های اجرائی اهمیت بیشتری یافته است، چرا که شهرداری‌ها از جمله سازمان‌هایی هستند که بیشترین سطوح تماس را با جمع کثیری از مخاطبان داشته که این گروه‌های عظیم هر کدام نوع خاصی از انتظارات را دارند و متقابلاً شهرداری نیز مشارکت‌های متنوعی را در جهت اجرای برنامه‌هایش از آنها می‌طلبد که در این میان روابط عمومی می‌تواند وظیفه هماهنگ‌سازی مطالبات مردمی و انتظارات مدیریت شهری را بر عهده گیرد.
روابط عمومی شهرداری‌ها می‌بایست در جریانی اقناعی و با مدیریت صحیح اطلاعات در جهت ارتقای سطح ضریب اعتماد مردم به مجموعه مدیریت‌شهری گام بردارند.
در روابط عمومی شهرداری‌ها، پیشبرد طرح‌های شهری و بهره‌گیری از نمود‌های پایدار اطلاع‌رسانی در بستر پروژه‌های اجرایی تنها با توسعه الگوهای روابط عمومی میسر می‌گردد که این امر با جدیت مدیران و کارشناسان روابط عمومی و بهره‌گیری از فناوری‌های نوین الکترونیکی محقق می‌گردد.
روابط عمومی شهرداری‌ها بایستی در راستای اعتلای جایگاه و تقویت اطلاع‌رسانی از طرح‌ها و پیشنهادات تمامی شهروندان استقبال نموده و تعامل با مردم به خصوص ارباب جراید را در جهت پیشبرد اهداف مدیریت‌شهری در دستور کار خود قرار دهد.
شایان ذکر است که توسعه تبلیغات شهری در مناسبت‌های مختلف ملی و مذهبی، برنامه‌ریزی و اجرای تشریفات مربوط به کلیه جلسات، همایش‌ها و گردهمایی‌ها و پوشش تصویری آنها و زمینه‌سازی جهت بازتاب عملکرد مدیریت شهری در رسانه های جمعی نیز از دیگر وظایف روابط عمومی شهرداری‌ها می‌باشد.
در نهایت یافته‌ها و تلاش‌های روابط عمومی در مدیریت شهری منجر به ارتقای سطوح پاسخگویی، شفافیت در عملکرد بخش‌های مختلف و ارتقاء فرهنگ شهرنشینی خواهد شد و استفاده از تمامی ظرفیت‌های ارتباطی- اطلاعاتی و ابزارهای اطلاع‌رسانی، در توسعه و پیشرفت عملکردهای شهری نقش بسزایی ایفا خواهد کرد؛ بنابراین امروزه روابط عمومی تبدیل به یکی از ارکان اصلی مدیریت شهری شده و به صورت مستقل و برندی که به هیچ عنوان قابل حذف نیستند فعالیت خود را ادامه می‌دهند.
در شهرداری قم نیز اداره کل روابط عمومی و بین الملل بعنوان بخشی از نهاد خدمتگزار شهرداری قم به هماهنگ‌سازی روابط داخلی و ارتباط شهرداری قم با خارج می‌پردازد و در واقع می‌کوشد بوسیله برقراری ارتباط و تعامل سازنده با شهروندان و شناسایی انتظارات آنان و انتقال آن به مدیریت‌شهری سطح رضایت‌مندی شهروندان را افزایش داده و با استعانت از خدای متعال در شهر کریمه اهل‌بیت (س) آنطور که شایسته است ایفای نقش نماید.
ابوالفضل سبزعلیان
قائم مقام اداره کل روابط عمومی و بین‌الملل شهرداری قم
mrchitsaz@qom.ir محمدرضا چیت‌ساز
۱۳۹۳/۱۲/۰۲
اداره کل روابط عمومی و بین‌الملل شهرداری قم
